Jak działa procedura zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów?

Jak działa procedura zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów?

Ochrona prawna sygnalistów to fundament systemu. Ma ona na celu zapobieganie represjom wobec osób, które działają w interesie publicznym, informując o nieprawidłowościach. Aby ochrona była skuteczna, ważne jest jednak, aby sygnalista działał w dobrej wierze, a jego zgłoszenie opierało się na uzasadnionych przesłankach. Przypomnijmy, że sygnalistą jest osoba zgłaszająca naruszenie prawa, o których dowiedziała się w związku z pracą. Sygnalistą może być każdy narażony na działania odwetowe po dokonaniu zgłoszenia.

Sygnalista może zgłosić nieprawidłowości na trzy sposoby. Przede wszystkim – wewnętrznie, czyli do odpowiedniej komórki w swojej organizacji lub bezpośrednio do pracodawcy. Drugą ścieżką jest zgłoszenie zewnętrzne – skierowane do właściwego organu publicznego. Ujawnienie publiczne stanowi trzecią możliwość, jednak powinno być traktowane jako ostateczność, zarezerwowaną wyłącznie dla szczególnych przypadków, gdy zagrożony jest interes publiczny lub inne drogi zawiodły.

Zgłaszanie wewnętrzne

Wprowadzenie ustawy dotyczącej ochrony sygnalistów nakłada na wiele podmiotów prawnych nowe obowiązki organizacyjne, proceduralne i informacyjne. Celem przepisów jest zapewnienie bezpiecznego kanału zgłaszania naruszeń prawa przez osoby wykonujące pracę, przy jednoczesnej ochronie ich tożsamości i zagwarantowaniu działań następczych. Obowiązki opisane w przepisach mają zastosowanie do podmiotów prawnych, na rzecz których pracuje co najmniej 50 osób – liczonych według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Do tej liczby wlicza się zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak i osoby pracujące na podstawie innych umów, o ile nie zatrudniają do tej pracy innych osób. Z obowiązku tego wyłączono m.in. jednostki organizacyjne gmin i powiatów liczących mniej niż 10 000 mieszkańców. Z kolei niektóre sektory, takie jak rynek finansowy, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, transport i ochrona środowiska, muszą wdrożyć procedurę niezależnie od liczby zatrudnionych. Każdy podmiot objęty obowiązkiem powinien ustalić wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych, zwaną „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”. Procedura ta musi być poprzedzona konsultacjami z organizacją związkową lub – w jej braku – z przedstawicielami pracowników. Konsultacje te trwają od 5 do 10 dni. Procedura wchodzi w życie po 7 dniach od ogłoszenia jej osobom zatrudnionym i powinna być również udostępniona osobom ubiegającym się o zatrudnienie na etapie rekrutacji lub negocjacji umowy.

W procedurze muszą zostać wskazane:

• jednostka lub osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń;
• sposoby składania zgłoszeń (pisemnie, ustnie, osobiście lub zdalnie);
• osoby odpowiedzialne za działania następcze;
• zasady postępowania z anonimowymi zgłoszeniami;
• terminy: potwierdzenie zgłoszenia (do 7 dni) i przekazanie informacji zwrotnej (do 3 miesięcy);
• informacje o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego.

Dodatkowo procedura może zawierać wskazanie ryzyka i naruszeń typowych dla danej działalności, systemy zachęt oraz informację o alternatywnych kanałach zgłaszania. Podmiot prawny ma obowiązek zapewnić, by przetwarzanie danych osobowych i sposób przyjmowania zgłoszeń uniemożliwiały dostęp do nich osobom nieupoważnionym. Do obsługi zgłoszeń mogą być dopuszczone wyłącznie osoby z pisemnym upoważnieniem i zobowiązane do zachowania tajemnicy również po ustaniu stosunku prawnego. Podmioty mogą zlecić obsługę procedury zewnętrznym firmom, jednak odpowiedzialność za jej zgodność z ustawą nadal spoczywa na zlecającym. Możliwe jest także ustalenie wspólnej procedury między kilkoma podmiotami, np. w grupie kapitałowej czy jednostkach samorządu terytorialnego, pod warunkiem zachowania poufności i niezależności.

Każdy podmiot ma obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, który musi zawierać m.in. dane sygnalisty, daty zgłoszeń, opis naruszeń oraz informacje o działaniach następczych. Dane te są przechowywane przez 3 lata od zakończenia sprawy.

Sygnalista a zgłoszenie zewnętrzne – jak działa system ochrony osób ujawniających naruszenia prawa

W dobie rosnącej świadomości społecznej na temat potrzeby transparentności działań instytucji publicznych oraz sektora prywatnego, kluczową rolę odgrywają sygnaliści – osoby zgłaszające nieprawidłowości i naruszenia prawa. Przepisy dotyczące sygnalistów przewidują różne ścieżki zgłaszania takich przypadków, a jedną z nich jest tzw. zgłoszenie zewnętrzne, które odbywa się poza strukturą pracodawcy lub organizacji.

Czym jest zgłoszenie zewnętrzne?

Zgłoszenie zewnętrzne to forma zawiadomienia o naruszeniu prawa, skierowana do Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) lub innego organu publicznego, który jest właściwy do rozpoznania danego rodzaju spraw. Co istotne, sygnalista nie musi najpierw korzystać z procedury wewnętrznej – może od razu zdecydować się na zgłoszenie zewnętrzne.

Zgłoszenia mogą być składane zarówno ustnie, jak i pisemnie, w formie:

• papierowej – na adres korespondencyjny wskazany przez RPO lub inny organ publiczny,
• elektronicznej – poprzez e-mail, elektroniczną skrzynkę podawczą, adres do doręczeń elektronicznych lub specjalną aplikację lub formularz online wskazany przez organ.

Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego, organ publiczny lub RPO dokonuje jego wstępnej weryfikacji. Sprawdza, czy rzeczywiście dotyczy ono naruszenia prawa oraz który organ jest właściwy do podjęcia działań następczych. RPO informuje sygnalistę, do jakiego organu przekazano jego zgłoszenie i kiedy to nastąpiło.

Dalsze kroki należą już do konkretnego organu:

• weryfikacja, czy sprawa leży w jego kompetencjach,
• przekazanie zgłoszenia innemu właściwemu organowi – nie później niż w ciągu 14 dni, a w uzasadnionych przypadkach – do 30 dni,
• rozpatrzenie zgłoszenia, jeśli sprawa dotyczy jego zakresu działania,
• podjęcie działań następczych – z należytą starannością,
• udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście.

Co ważne, procedura organu publicznego powinna też przewidywać sposób postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi.

Ujawnienie publiczne – kiedy jest dopuszczalne i chronione?

Sygnalista może również zdecydować się na ujawnienie publiczne informacji o naruszeniu – np. poprzez media. Taki krok objęty jest ochroną prawną, ale tylko w określonych sytuacjach. Przede wszystkim, gdy:

• uprzednio dokonano zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego, ale brak było reakcji ze strony instytucji,
• dokonano zgłoszenia zewnętrznego, lecz organ publiczny nie zareagował w wymaganym czasie.

Dodatkowo, sygnalista ma prawo do ujawnienia publicznego, jeśli:

• zachodzi bezpośrednie zagrożenie interesu publicznego (np. ryzyko nieodwracalnej szkody),
• istnieje ryzyko działań odwetowych,
• z uwagi na szczególne okoliczności (np. możliwość zniszczenia dowodów lub zmowa instytucji z naruszycielem) skuteczność zgłoszenia zewnętrznego jest mało prawdopodobna.

Najczęstsze Pytania i odpowiedzi

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, która w dobrej wierze zgłasza naruszenia prawa, działając w interesie publicznym, i podlega ochronie prawnej przed działaniami odwetowymi.

Jakie są możliwe ścieżki zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistę?

• Zgłoszenie wewnętrzne – do pracodawcy lub odpowiedniej komórki organizacyjnej.
• Zgłoszenie zewnętrzne – do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich.
• Ujawnienie publiczne – np. za pośrednictwem mediów, w wyjątkowych sytuacjach.

Kto ma obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Podmioty prawne zatrudniające co najmniej 50 osób oraz podmioty działające w sektorach wrażliwych, takich jak rynek finansowy, transport czy ochrona środowiska – niezależnie od liczby zatrudnionych.

Jakie elementy musi zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

• Wskazanie osoby/jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń, Formy zgłaszania (pisemnie, ustnie, osobiście, zdalnie),
• Osoby odpowiedzialne za działania następcze,
• Zasady postępowania z anonimowymi zgłoszeniami,
• Terminy odpowiedzi (potwierdzenie – 7 dni, informacja zwrotna – 3 miesiące),
• Informacje o możliwości zgłoszenia zewnętrznego.

Czy podmiot może zlecić obsługę zgłoszeń firmie zewnętrznej?

Tak, ale odpowiedzialność za zgodność procedury z ustawą nadal spoczywa na tym podmiocie.

Czym jest zgłoszenie zewnętrzne?

To zawiadomienie o naruszeniu prawa skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego, bez konieczności wcześniejszego korzystania z procedury wewnętrznej.

W jaki sposób można dokonać zgłoszenia zewnętrznego?

• W formie papierowej (listownie),
• Elektronicznie (e-mail, skrzynka podawcza, aplikacja/formularz internetowy).

Kiedy dopuszczalne i chronione jest ujawnienie publiczne?
Gdy:

• Sygnalista wcześniej dokonał zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego, ale brak było reakcji,
• Dokonano zgłoszenia zewnętrznego, ale organ nie odpowiedział w terminie,
• Istnieje bezpośrednie zagrożenie interesu publicznego, ryzyko działań odwetowych, lub zgłoszenie zewnętrzne byłoby nieskuteczne (np. z powodu zmowy lub niszczenia dowodów).