Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. to najczęstsza droga, którą wspólnicy wybierają w celu utworzenia odrębnego bytu prawnego I osobowości prawnej, tak by za wszelkie zobowiązania odpowiedzialność ponosiła spółka swoim odrębnym majątkiem. Procedurę przekształcenia w spółkę prawa handlowego reguluje Kodeks spółek handlowych, który stanowi, że spółka cywilna może być przekształcona w spółkę handlową – a zatem w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Poniżej opisujemy całą ścieżkę: od uchwały u notariusza po wpis do rejestru, wraz z kosztami aktualnymi na 2026 rok.

Kiedy przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. się opłaca?

Wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają za jej zobowiązania solidarnie, a ponadto nie istnieje obowiązek zaspokojenia zobowiązań z zachowaniem pewnej kolejności. Oznacza to zatem, że wierzyciel ma prawo sięgnąć do majątku osobistego wspólnika spółki cywilnej, nawet jeżeli nie poprzedził tego brak zaspokojenia wierzytelności z majątku wspólnego wspólników. Wierzyciel nie musi sięgać najpierw do majątku wspólnego, może od razu zająć skierować swoje roszczenie wobec jednego ze wspólników co do całości roszczenia, albo do każdego ze wspólników – przy czym  zaspokojenie wierzyciela przez któregokolwiek z dłużników zwalnia pozostałych. Oczywistym jest, że dopóki spółka cywilna obraca niewielkimi kwotami, ryzyko bywa akceptowalne, jednakże pogląd ten zmienia się to przy pierwszej poważnej transakcji.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wspólnicy co do zasady nie odpowiadają za długi spółki. Ryzyko przesuwa się na zarząd, który zgodnie z art. 299 KSH ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Wyżej wskazany przepis przewiduje również katalog przesłanek zwalniających, odpowiedzialności członków zarządu.

W naszej praktyce sygnałem do przekształcenia jest zwykle co najmniej jedna z poniższych sytuacji:

• wartość pojedynczego kontraktu przewyższa majątek osobisty wspólników,
• firma zaciąga kredyt inwestycyjny albo bierze sprzęt w leasing na kilka lat,
• do biznesu ma wejść inwestor i potrzebna jest czytelna struktura udziałów,
• działalność wiąże się z realnym ryzykiem szkody (budownictwo, transport, usługi medyczne, IT z umowami SLA),
• wspólnicy planują sukcesję i chcą przekazać dzieciom udziały zamiast udziału w niepodzielnym majątku wspólnym.

Żaden z tych sygnałów nie przesądza sprawy samodzielnie. Rozstrzyga zestawienie ryzyka z kosztem spółki kapitałowej: pełną księgowością, podatkiem CIT i obowiązkami sprawozdawczymi. Osobno trzeba sprawdzić, jak dotychczasowe długi rozkładają się na majątki małżeńskie, bo przekształcenie samo w sobie tego nie zmienia. Ten wątek rozwijamy w tekście o odpowiedzialności za długi w spółce cywilnej.

Tryb uproszczony czy pełna procedura przekształcenia?

Podstawą jest art. 551 par. 2 KSH, który stanowi iż spółka cywilna może być przekształcona w spółkę handlową inną niż jawna. Zgodnie z par. 3 powyższego przepisu, odpowiednie zastosowanie mają przepisy o przekształceniu spółki jawnej, natomiast co do skutków wobec osób trzecich art. 26 par. 5 KSH, który stanowi iż w momencie wpisu do rejestru spółka cywilna staje się spółką prawa handlowego, a ponadto przysługują jej wszystkie prawa I obowiązki stanowiące majątek wspólny wspólników.

Zastosowanie trybu uproszczonego, jest uzależnione do faktu, że wszyscy wspólnicy muszą być uprawnieni do prowadzenia spraw w spółce cywilnej, a zatem gdy wspólnicy nie wprowadzili żadnych modyfikacji do umowy spółki cywilnej. Tryb uproszczony stosowany jest w oparciu o przepisy o trybie pełnym, jednakże z zastrzeżeniem pewnych zmian.

Czy plan przekształcenia jest zawsze potrzebny?

Zgodnie z art. 556 pkt 1 KSG, do przekształcenia spółki wymagane jest sporządzenie planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami. Jednakże jest pewien wyjątek, stanowiący iż w trybie uproszczonym wspólnicy nie sporządzają takiego planu.

Zgodnie z nowelizacją od 1 marca 2020 roku, nie jest wymagane wyznaczenie biegłego rewidenta i sporządzenie przez niego opinii – chyba, że jest to przekształcenie w spółkę akcyjną. Przy przekształceniu w spółkę z o.o. biegły nie jest potrzebny i nie generuje kosztu, niezależnie od skali firmy.

Jak wygląda procedura przekształcenia krok po kroku?

Pierwszy etap odbywa się w księgowości. Sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia sporządza się tymi samymi metodami i w tym samym układzie co ostatni bilans roczny. Wyznacza ono wartość bilansową majątku spółki cywilnej i stanowi podstawę ustalenia kapitału zakładowego.

Wspólnicy prowadzący sprawy spółki sporządzają plan przekształcenia w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 551 § 3 w zw. z art. 557 k.s.h.). Do planu dołącza się projekt uchwały o przekształceniu, projekt umowy spółki przekształconej oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia, takimi samymi metodami i w takim samym układzie jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe (art. 558 § 2 k.s.h.).

Wspólnicy prowadzący sprawy spółki zawiadamiają pozostałych wspólników dwukrotnie (art. 560 § 1 k.s.h.).Zawiadomienie zawiera istotne elementy planu oraz miejsce i termin zapoznania się z pełną treścią planu i załączników. Dołącza się do niego projekt uchwały i projekt umowy spółki przekształconej (art. 560 §§ 2–3 k.s.h.).

Wszyscy wspólnicy jednomyślnie podejmują uchwałę o przekształceniu (art. 562 k.s.h.). Uchwałę umieszcza się w protokole sporządzonym przez notariusza, czyli w akcie notarialnym (art. 562 § 2 k.s.h.). Uchwała zastępuje zawarcie umowy spółki i powołanie jej organów (art. 563 § 2 k.s.h.). Przekształcenie nie jest możliwe, gdy spółka cywilna jest w likwidacji po rozpoczęciu podziału majątku albo w upadłości (art. 551 § 4 k.s.h.).

Uchwałę można zaskarżyć powództwem o uchylenie albo o stwierdzenie nieważności (art. 567 w zw. z art. 422–427 k.s.h.). Zaskarżenie nie wstrzymuje wykonania uchwały ani postępowania rejestrowego, ale sąd może to postępowanie zawiesić.

Wszyscy członkowie zarządu składają wniosek o wpis przekształcenia do rejestru przedsiębiorców (art. 569 k.s.h.). Sąd rozpoznaje wniosek w ciągu 7 dni od złożenia lub od usunięcia przeszkody do wpisu, a gdy konieczne jest wysłuchanie uczestników albo rozprawa, w ciągu miesiąca (art. 20a u.k.r.s.). Sąd bada zgodność dokumentów z prawem pod względem formy i treści oraz prawdziwość danych we wniosku (art. 23 u.k.r.s.).

Z chwilą wpisu spółka cywilna staje się spółką z o.o. Spółce przysługują wszystkie prawa i obowiązki stanowiące dotąd majątek wspólny wspólników. Zarząd spółki przekształconej składa wniosek o ogłoszenie przekształcenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 570 k.s.h.). Nie wyłącza to obowiązku ogłoszenia w inny sposób, jeśli taki wynika z przepisów (art. 5 § 3 zd. 2 k.s.h.).

Ile trwa przekształcenie i co opóźnia sprawę?

W trybie uproszczonym realny czas od pierwszej rozmowy z księgowością do wpisu wynosi od czterech do ośmiu tygodni, przy czym sam sąd rejestrowy rozpoznaje wniosek zwykle w dwa do czterech tygodni. Procedura pełna, z planem i zawiadomieniami, zajmuje około trzech miesięcy.

Najczęstszą przyczyną zwrotu wniosku jest rozbieżność między wartością majątku ze sprawozdania a kapitałem zakładowym z uchwały. Drugą są braki w oświadczeniach wspólników o uczestnictwie. Obie da się wyeliminować przed wizytą u notariusza.

Za co wspólnicy odpowiadają po przekształceniu?

Przekształcenie nie działa jak gąbka wycierająca przeszłość. Art. 574 KSH przewiduje, że wspólnicy przekształcanej spółki osobowej odpowiadają za jej zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia na dotychczasowych zasadach, solidarnie ze spółką przekształconą, przez okres trzech lat od tego dnia – ma to również zastosowanie do wspólników spółki cywilnej. . Nowa struktura chroni wyłącznie przed zobowiązaniami zaciągniętymi po dniu przekształcenia, co przesądza o tym, że decyzję lepiej podejmować przed dużym kontraktem, a nie po pierwszym sporze.

Inne możliwości przekształcenia?

Przekształcenie kodeksowe nie jest jedyną drogą wyjścia ze spółki cywilnej. Alternatywą pozostaje przejście w spółkę jawną na podstawie art. 26 par. 4 KSH, który stanowi, że spółka cywilna może zostać przekształcona w spółkę jawną. Uproszczone przekształcenie spółki cywilnej w jawną (art. 26 § 4-6 KSH) jest dobrowolne i wymaga zgody każdego wspólnika, zarówno na samo przekształcenie, jak i na nową umowę spółki. Odrębna uchwała nie jest konieczna, bo zgodę wyraża wniosek o wpis podpisany przez wszystkich wspólników.

Warto jednak pamiętać o ograniczeniach: umowy nie można zawrzeć na wzorcu, upadłość któregokolwiek wspólnika przed wpisem uniemożliwia przekształcenie, a sama procedura nie pozwala łączyć go ze zmianą składu wspólników. Ten ostatni problem da się jednak obejść, bo wspólnik może wystąpić ze spółki tuż przed złożeniem wniosku albo zaraz po rejestracji.

Autor: Krzysztof Kardasz – radca prawny