Compliance

Compliance (z angielskiego – zgodność) to ogół działań podejmowanych przez firmę w celu zapewnienia, że prowadzona przez nią działalność jest zgodna z prawem oraz regulaminami wewnętrznymi. To całokształt regulacji, rozwiązań organizacyjnych oraz narzędzi, które mają zapewnić zgodność działania firmy z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi, a także dobrymi praktykami i kodeksami etycznymi.

Czym jest compliance?

Podstawowymi zadaniami compliance są:

• minimalizowanie ryzyka prowadzenia działalności w sposób niezgodny z przepisami prawa regulacjami wewnętrznymi;
• niedopuszczenie do nałożenia na firmę kar finansowych za działalność niezgodną z prawem;
• zapobieganie utracie dobrej marki i reputacji spowodowanych brakiem przestrzegania norm prawnych, etycznych, branżowych, społecznych.

Wdrożenie systemu compliance w firmie można podzielić na dwa obszary: wewnętrzny i zewnętrzny. Obszar wewnętrzny koncentruje się na szkoleniu pracowników i uświadamianiu im, że ich działania wpływają na całą organizację, a zaniedbania i naruszenia regulacji może rodzić konsekwencje prawne.

Obszar zewnętrzny odnosi się do klientów, podwykonawców i kontrahentów. Najważniejszym obowiązkiem firmy jest tu:

• ochrona danych osobowych;
• zachowywanie tajemnic zawodowych;
• działania antykorupcyjne;
• zapobieganie działań antykonkurencyjnych i manipulacji;
• system zgłaszania naruszeń (tzw. whistleblowing).

Nasza oferta

Nasza kancelaria pomaga przedsiębiorcom przygotować i wdrożyć przepisy z zakresu compliance.

• dokonujemy audytów compliance, by ustalić, w których obszarach należy wprowadzić regulacje zgodności;
• zarządzamy ryzykiem w ramach programu compliance;
• sporządzamy opinie oraz analizy regulacji, które firma chciałaby drożyć w ramach programu compliance;
• sporządzamy dokumenty polityki antykorupcyjnej, antymobbingowej, antydyskryminacyjnej, kodeksy postępowania;
• pomagamy wdrożyć procedury compliance, szkolimy pracowników;
• identyfikujemy ryzyka dotyczące przyjętych sposobów postępowania, tak by minimalizować wystąpienie określonych nieprawidłowości;
• przeprowadzamy okresowe kontrole i audyty przestrzegania przyjętych przez przedsiębiorcę  regulacji zgodności.

Kiedy program compliance jest obowiązkowy?

Obowiązkowo stanowisko Compliance Officer muszą utworzyć instytucje rynku finansowego, przede wszystkim banki. Zadaniem specjalisty zatrudnionego na tym stanowisku jest między innymi przygotowanie i kontrola procedur zapobiegających praniu brudnych pieniędzy (tzw. AML).

Inne firmy nie muszą wyznaczać pracowników zobowiązanych do kontrolowania przestrzegania programu compliance, niemniej coraz częściej decydują się na to, by ograniczyć ryzyko działania niezgodnie z prawem oraz aby mieć pewność, że firma działa w zgodzie z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi. Posiadanie programu compliance jest przez rynek oceniane jako atut i ma znaczenie wizerunkowe.